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外貿出口單證知識

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1.客戶詢盤:一般在客戶下訂PurchaseOrder之前,都會有相關的OrderInquiry給業務部,做一些細節上的了解。2.報價:業務部及時回復

1. 客戶 詢盤 :一般在客戶下訂Purchase Order之前,
都會有相關的Order Inquiry給業務部,做一些細節上的了解。

2. 報價:業務部及時回復客人查詢,確定貨物品名、型號、數量、交貨期、付款方式、包裝規格、 港口 (空運機場)及柜型等,等和客戶確定業務時, Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 給客戶做正式報價。

3. 得到訂單:經過洽談,收到客戶正式的訂單 Purchase Order or sales contract。

4. 下生產單:得到客人的訂單確認后,給工廠下訂單(工廠自己安排生產計劃),安排生產計劃。

5. 業務審批:業務部收到訂單后,首先做出業務審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫,盡可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件,與工廠的收購合同。審核表要由業務員簽名,部門經理審批,再交管理部人員審核后才能執行。如金額較大的,或有預付款和傭金等條款的,要經公司總經理審批才行。合同審批之后制成工作任務單,交給部門 跟單員 跟進。

6. 下達生產通知:業務部在確定交貨期后,滿足下列情況可下達生產通知, 通知工廠按時生產:
6.1:如果是L/C付款的客戶,通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到,收到L/C后需業務員和 單證 員分別審查 信用證 ,檢查是否存在錯誤,交貨期能否保障,及其他可能的問題,如有問題應立即請客人修改L/C。
6.2:如果是T/T付款的客戶,要確認定金已經到賬。
6.3:如果是遠期L/C, D/A等條款收匯方式的客戶(不推薦運用這種方式),需經總經理確認批準。

7. 驗貨:
7.1:在交貨期前一周,要通知公司驗貨員驗貨(部門 跟單員 跟進)。
7.2:如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的,要在交貨期一周前,約客戶查貨并將查貨日期告知外貿部。
7.3:如果客人指定由第三方驗貨公司或公證行等驗貨的,要在交貨期兩周前與驗貨公司聯系,預約驗貨時間,確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。

8. 備制基本文件 單證 :
在收到客戶正式的訂單時,應制作出口合同, 出口商業發票,裝箱單,出口貨物托運單,核銷單, 報關單 , 報關委托書, 報驗委托書(工廠的外貿人員還需要準備: 商檢換證憑單,紙箱檢驗單) 等文件.(應由 單證 員制作,交給業務 跟單員 跟進)。

9. 商檢:如果是國家法定商檢產品,在給工廠下訂單時要說明商檢要求,并提供出口合同,發票, 裝箱單等商檢所需資料。而且要告訴工廠產品的出口口岸,便于工廠辦理商檢。應在發貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

10. 租船訂倉:
10.1.如果跟客人簽定的合同是 FOB CHINA條款,通常客人會指定運輸代理公司或船公司。應盡早與貨代聯系,告知發貨意向,了解將要安排的出口口岸,船期等情況,確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前,以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期7天之前向貨運公司發出書面定倉通知,通常在開船5天前可拿到進倉單。
10.2.如果是由賣方支付運費,應盡早向貨運公司或船公司咨詢船期,運價,開船口岸等。經比較,選擇價格優惠,信譽好,到港時間準時,船期時間合適的船公司,并告訴業務員通知客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前一周書面定倉,程序同上。
10.3.如果貨物不夠一個小柜,需走散貨時,向貨代公司定散貨倉位。拿到進倉單時,還要了解截關時間,入倉報關要求,等內容。
10.4.向運輸公司定倉時,一定要傳真書面出口貨物托運單,注明所定船期,柜型及數量,目的港等內容,以避免差錯.

11. 安排拖柜:(千萬記住裝柜前要檢查集裝箱柜里是否有破舊,破損,破裂的地方)
1.1.貨物做好并驗貨通過后,委托拖車公司提柜,裝柜。拖車公司應選擇安全可
靠,價格合理的公司簽定協議長期合作,以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料:定倉確認書/裝柜圖紙,船公司,定倉號,拖柜委托書,注明裝柜時間,柜型及數量,裝柜地址,報關行,及裝船口岸等。如果有驗貨公司監裝柜,要專門聲明,不能晚到。并要求回傳一份裝柜資料,列明柜號、車牌號、司機及聯系電話等.


11.2.傳真一份裝車資料給工廠,列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯系電話。
11.3.要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業務部,列明貨柜離廠時間、實際裝貨數量等,并記下裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住封緊鎖上.

12.委托報關:在拖柜前要將報關所需資料交給合作報關行,委托出口報關及做商檢通關換單。通常要給報關留出兩天時間(船截關前)。委托報關時,應提供一份裝柜資料,內容包括所裝貨物及數量,口岸,船公司,定倉號,柜號,船開截關時間,拖車公司,柜型及數量,本公司的聯系人和電話地址等。

13. 獲得運輸文件
13.1. 最遲在開船后兩天內,要將提單補充內容(如果需要修改的話)傳真給船運公司或貨運代理。提單補充內容要按照L/C或客人的要求來做,并給出正確的貨物數量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
13.2. 督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后,向船公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的,要先傳真提單樣板給客人,得到確認后再要求船公司出正本。
13.3. 及時支付運雜費,付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應做登記。13.4. 如果客戶是做 FOB 條款的, 應該及時通知客戶保險,并將提單副本傳真給他.

14. 準備其他文件
14.1.商業發票:L/C 要求提供的文件中,對商業發票要求最嚴格。發票的日期要確定在開證日之后,交貨期之前。發票中的貨物描述要與L/C上的完全相同,小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發票的條款應顯示出來,要顯示嘜頭。如果發票需辦理對方大使館認證,一般要提前20天辦理。
14.2.FORM A原產地證書:FORM A 原產地證要在發貨之前到當地商品檢驗局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前,在發票日期之后。未能在發貨之前辦理的,要辦理后發證書,需提供 報關單 ,提單等文件。經香港轉運的貨物,FORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽,證明未在港對貨物進行再加工。
14.3.一般原產地證:一般原產地證可在中國貿易促進會辦理,要求低一些。可在發貨之后不太長的時間內補辦。如果原產地證書要辦理大使館加簽,也和發票一樣要提前20天辦理。
14.4.裝運通知:一般是要求在開船后幾天之內,要通知客人發貨的細節,包括船名,航班次,開船日,預計抵港日,貨物及數量,金額,包裝件數,嘜頭,目的港代理人等。有時L/C要求提供發送證明,如傳真報告書,發函底單等,注意按客人要求的時間內辦理。
14.5.裝箱單:裝箱單應清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內裝的數量,每箱的毛重,凈重,外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號,以便于客人查找。裝箱單的重量,體積要與提單相符。

15. 交單:
15.1.采用L/C收匯的,應在規定的交單時間內,備齊全部單證,并嚴格審單,確保沒有錯誤,才交銀行議付。
15.2.采用30% deposit,T/T收匯的,在取得提單后馬上傳真提單給客人付70%余款,確認收到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。
15.3.如果100%T/T收匯的,要求收全款貨款才能做貨的,要等收款后再安排生產。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。

16.業務登記:每單出口業務在完成后要及時做登記,包括電腦登記及書面登記,便于以后查詢,統計等。

17.文件存檔:所有的外貿單證、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。


18.單證員平時應注意收集海空運價,船期,航線,等信息,為業務員的報價提供幫助.

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